Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel используется для расчета промежуточных итогов в таблицах (в том числе и базах данных) и возвращает искомое числовое значение (в зависимости от номера требуемой операции, указанного в качестве первого аргумента данной функции, например, 1 – среднее арифметическое диапазона значений, 9 – суммарное значение и т. д.). Чаще всего рассматриваемую функцию применяют для модификации списков с промежуточными итогами, созданных с использованием специальной встроенной команды в Excel.
Примеры использования функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel
Функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ целесообразно использовать в случаях, когда таблица содержит большое количество данных, которые могут быть отфильтрованы по одному или нескольким критериям. При этом в результате применения фильтров будет отображена только часть таблицы, данные в которой соответствуют установленному критерию. Однако операции с использованием обычных функций, таких как СУММ, СРЗНАЧ и др. будут производиться над всей изначальной таблицей (то есть с учетом скрытых строк). Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ работает только с отфильтрованными данными.
Суммирование только видимых ячеек в фильтре Excel
В таблице содержатся данные о продажах в магазине музыкальных инструментов электрогитар трех марок различных моделей на протяжении трех дней. Рассчитать промежуточные итоги по продажам гитары марки Ibanez.
Вид исходной таблицы данных:
Используем фильтр для отбора данных, которые относятся к гитарам марки Ibanez. Для этого выделим всю таблицу или просто перейдите курсором на любую ячейку таблицы и воспользуйтесь инструментом «ДАННЫЕ»-«Фильтр». Теперь исходная таблица имеет следующий вид:
Нажмем на раскрывающийся список в столбце B («Марка товара») и установим флажок только напротив названия «Ibanez»:
После нажатия на кнопку «ОК» таблица примет следующий вид:
Как видно, некоторые строки теперь являются скрытыми. Если применить обычную функцию СУММ, будет произведен расчет для всех строк исходной таблицы:
Вместо этого в ячейке C24 будем использовать следующую функцию:
Описание аргументов:
- 9 – числовое значение, соответствующее использованию функции СУММ для получения промежуточных итогов;
- C4:C20 – диапазон ячеек, содержащих данные о стоимости гитар (при этом все другие гитары, кроме марки Ibanez, в расчете не учитываются).
Аналогично выполним расчет для количества проданных гитар и общей выручки («Сумма). В результате получим:
Для сравнения приведем результаты, полученные с использованием обычной функцией СУММ:
Несмотря на то, что часть строк скрыта благодаря использованию фильтра, функция СУММ учитывает все строки в расчете.
Выборочное суммирование ячеек таблицы в Excel
Для таблицы, используемой в первом примере, получить промежуточные итоги для каждой марки товара по дате продаж.Отключите автофильтр и выделите исходную таблицу данных из первого примера. Теперь воспользуемся инструментом «Промежуточный итог» во вкладке «Данные» на панели инструментов:
В открывшемся диалоговом окне выберем наименование столбца «Дата» в качестве критерия «При каждом изменении в:». Следующей опцией является операция, которая будет проводиться над данными. Выберем «Сумма» для суммирования значений. Критерий «Добавить итоги по:» позволяет выбрать столбцы, для которых будет выполняться операция суммирования. Установим флажки также напротив «Заменить текущие итоги» и «Итоги под данными»:
После нажатия на кнопку «ОК» исходная таблица примет следующий вид:
Полученная таблица имеет инструменты, позволяющие скрывать/отображать части данных и отобразить при необходимости только общий итог. Если выделить любую ячейку, в которой отображаются промежуточные итоги, можно увидеть, что они были рассчитаны с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Каждая такая функция может быть модифицирована на усмотрение пользователя. Например, так автоматически определена средняя стоимость гитар, проданных за 13.08.2018:
Примеры формул для расчетов промежуточных итогов в таблице Excel
В таблице Excel представлены данные о продаже джинсов и брюк на протяжении нескольких дней с указанием размера и стоимости покупки. Определить значение моды (наиболее популярного размера) для джинсов на 23.08.2018, а также значение среднего отклонения средней цены покупки от средней стоимости проданных джинсов.Вид исходной таблицы данных:
Отфильтруем данные с использованием критериев «джинсы» и указанная в условии дата:
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ не содержит встроенных функций для расчета моды и среднего отклонения. Для расчета моды используем следующую формулу (формула массива CTRL+SHIFT+ENTER):
В данном случае функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГЫ возвращает ссылку на диапазон ячеек, из которого исключены строки, которые не отображаются в связи с использованием фильтров. Функция ЕСЛИ возвращает массив, содержащий числовые значения для отображаемых строк и пустые значения «» для строк, которые не отображены. Функция МОДА игнорирует их при расчете. В результате выполнения формулы получим:
Для расчета среднего отклонения используем похожую формулу:
Результаты вычислений:
Как правило, функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ используют для несложных вычислений. 11 функций, предложенных в рамках ее синтаксиса, как правило вполне достаточно для составления отчетов с промежуточными итогами.
Особенности использования функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel
Рассматриваемая функция имеет следующую синтаксическую запись:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;ссылка1; [ссылка2];…])
Описание аргументов:
- номер_функции – обязательный для заполнения аргумент, принимающий числовые значения из диапазонов от 1 до 11 и от 101 до 111, характеризующие номер используемой функции для расчета промежуточных итогов: СРЗНАЧ, СЧЁТ, СЧЁТЗ, МАКС, МИН, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНП, СУММ, ДИСП и ДИСПР соответственно. При этом функции, обозначенные числами от 1 до 11, используются тогда, когда в расчет требуется также включить строки, которые были скрыты вручную. Функции, обозначенные числами от 101 до 111, игнорируют скрытые вручную строки при расчетах. Строки, которые были скрыты в связи с применением фильтров, в расчетах не учитываются в любом случае;
- ссылка1 – обязательный аргумент, принимающий ссылку на диапазон ячеек с числовыми данными, для которых требуется выполнить расчет промежуточных итогов;
- [ссылка2];…] – вторая и последующие ссылки на диапазоны ячеек, для значений которых выполняется расчет промежуточных итогов. Максимальное количество аргументов – 254.
Примечания:
- Если в качестве аргументов ссылка1, [ссылка2];…] были переданы диапазоны ячеек, в которые включены ячейки, содержащие промежуточные итоги, полученные с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, они учтены не будут чтобы не повлиять на итоговый результат.
- В отфильтрованной таблице отображаются только те строки, содержащиеся значения в которых удовлетворяют поставленным условиям (используемым фильтрам). Некоторые строки могут быть скрыты вручную с использованием опции «Скрыть строки». Такие строки также могут быть исключены из результата, возвращаемого функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, если в качестве ее первого аргумента было указано число из диапазона от 101 до 111.
- Основное свойство рассматриваемой функции (выполнение операций только над отфильтрованными данными) применимо только для таблиц, данные в которых фильтруются по строкам, а не по столбцам. Например, при расчете промежуточных итогов в горизонтальной таблице, в которой в результате применения фильтра были скрыты несколько столбцов, функция =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(1;A1:F1) вернет среднее значение для всех величин, находящихся в диапазоне A1:F1, несмотря на то, что некоторые столбцы являются скрытыми.
- Если в качестве аргументов ссылка1, [ссылка2];…] были переданы ссылки на диапазоны ячеек, находящиеся на другом листе или в другой книге Excel (такие ссылки называются трехмерными), функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ вернет код ошибки #ЗНАЧ!.
Функция вычисления промежуточных итогов в Excel – это простой и удобный способ анализа данных определенного столбца или таблицы.
Промежуточные вычисления сокращают время расчетов и позволяют быстро посмотреть данные о сумме, количестве товара, итоговом доходе и т. д.
Кстати, чтобы эффективнее работать с таблицами можете ознакомиться с нашим материалом Горячие клавиши Excel - Самые необходимые варианты .
Excel содержат большое количество информации. Часто просматривать и искать данные неудобно.Чтобы упростить жизнь пользователей, разработчики программы создали функции для группировки данных.
С их помощью можно легко искать нужные поля и столбцы, а также скрывать информацию, которая в этот момент не нужна.
Обобщить несколько групп листа можно с помощью функции «Промежуточные итоги» .
Рассмотрим детальнее принцип работы этой функции и её реализацию во всех версиях табличного процессора Excel .
Синтаксис функции
В программе Excel опция отображается в виде ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (№; ссылка 1; ссылка 2; ссылка3;…;ссылка N ) , где номер – обозначение функции, ссылка – столбец, по которому подводится итог.
Поля ссылок могут включать в себя не больше 29 ссылок и интервалов, используемых при проведении промежуточных итогов.
Номером может быть любая цифра от 1 до 11. Это число показывает программе, какую функцию следует использовать для подсчета итогов внутри выбранного списка.
Синтаксис опции итогов указан в таблице:
| Синтаксис | Действие |
|---|---|
| 1-СРЗНАЧ | Определение среднего арифметического двух и более значений. |
| 2-СЧЁТ | Расчет количества чисел, которые представлены в списке аргументов. |
| 3-СЧЁТЗ | Подсчёт всех непустых аргументов. |
| 4-МАКС | Показ максимального значения из определяемого набора чисел. |
| 5-МИН | Показ минимального значения из определяемого набора чисел. |
| 6-ПРОИЗВЕД | Перемножение указанных значений и возврат результата. |
| 7-СТАНД ОТКЛОН | Анализ стандартного отклонения каждой выборки. |
| 8-СТАД ОТКЛОН П | Анализ отклонения по общей совокупности данных. |
| 9-СУММ | Возвращает сумму выбранных чисел. |
| 10-ДИСП | Анализ выборочной дисперсии. |
| 11-ДИСПР | Анализ общей дисперсии. |
Пример реализации промежуточных итогов
Выполнение промежуточных итогов включает в себя такие операции:
- Группировка данных;
- Создание итогов;
- Создание уровней для групп.
Группировка таблиц
Следуйте инструкции, чтобы сгруппировать строки. В нашем случае, мы связываем столбцы А, В, С:
1 С помощью мышки выделите столбцы А, В, С , как показано на рисунке ниже.
2 Теперь, сохраняя выделение, откройте на панели инструментов программы поле «Данные». Затем в правой части окна опций найдите иконку «Структура» и нажмите на неё;
3 В выпадающем списке нажмите на «Группировать» . Если вы ошиблись на этапе выделения нужных столбиков таблицы, нажмите на «Разгруппировать» и повторите операцию заново.
4 В новом окне выберите пункт «Строки» и нажмите на «ОК» ;
5 Теперь снова выделите столбцы А, В, С и проведите группировку, но уже по столбцам:
Создание промежуточных итогов
Опция промежуточных итогов, благодаря использованию групп и стандартных одиннадцати функции (таблица 1), позволяет быстро проводить итоги по заполненным данным таблицы.
Рассмотрим практическое использование этой функции.
Результатом выполнения действия будет появление групп, которые отсортированы по каждому размеру вещи. Следуйте инструкции:
Определите, для каких данных нужно проводит итоговые вычисления. В нашем случае это столбец «Размер». Его содержимое нужно отсортировать. Сортировка проводится от большего элемента к меньшему. Выделяем столбец «Размер» ;
Найдите поле «Сортировка» и нажмите на него;
В появившемся окне выберите пункт «Сортировать в диапазоне указных значений» и нажмите на клавишу «ОК» .
- В результате, все размеры будут отображаться по убыванию. Только после этого мы можем проводить промежуточные итоги, которые затрагивают данные о размерной сетке заказанных вещей.
Теперь перейдем к реализации функции «Промежуточный итог»:
- На панели инструментов программы откройте поле «Данные» ;
- Выберите плитку «Структура» ;
- Нажмите на «Промежуточные итоги» ;
Далее откроется окно настройки и отображения промежуточных итогов. В первом поле выберите имя столбца, для которого будут подводиться итоги. В нашем случае это «Размер» . При каждом изменении в этом поле данные будут изменяться и в итогах;
В поле «Операция» выберите тип функции, которая применяется ко всем элементам выбранного в первом поле столбца. Для просчета размеров необходимо использовать подсчет количества;
В писке «Добавить итоги по» вы выбираете тот столбец, в котором будут отображаться промежуточные итоги. Выбираем пункт «Размер» ;
После настройки всех параметров еще раз перепроверьте введённые значения и нажмите на ОК .
В результате, на листе отобразится таблица в сгруппированном по размерам виде. Теперь очень легко посмотреть все заказанные вещи размера Small , Extra Large и так далее.
Как видно из рисунка выше, все итоги выводятся между показанными группами в новой строчке.
Итог для одежды с размером Small – 5 штук, для одежды с размером Extra Large – 2 штуки. Под таблицей показывается и общее количество элементов.
Уровни групп
Просматривать группы можно еще и по уровням.
Этот способ отображения позволяет уменьшить количество визуальной информации на экране – вы увидите только нужные данные итогов – количество одежды каждого размера и общее количество.
Нажмите на первый второй или третий уровень в панели управления группами. Выберите наиболее подходящий вариант представления информации:
Удаление итогов
Через некоторое время в таблицу будут вноситься другие данные, поэтому появится необходимость в повторной группировке информации.
Старые промежуточные итоги и тип их расчета будет неактуален, поэтому их нужно удалить.
Чтобы удалить итог, выберите вкладку «Данные» -«Структура» -«Промежуточные итоги» .
В открывшемся окне нажмите на клавишу «Убрать все» и подтвердите действие кнопкой «ОК» .
Рис.13 – удаление данных
Функция вычисления промежуточных итогов в Excel – это простой и удобный способ анализа данных определенного столбца или таблицы.
Промежуточные вычисления сокращают время расчетов и позволяют быстро посмотреть данные о сумме, количестве товара, итоговом доходе и т. д.
Кстати, чтобы эффективнее работать с таблицами можете ознакомиться с нашим материалом .
Excel содержат большое количество информации. Часто просматривать и искать данные неудобно.Чтобы упростить жизнь пользователей, разработчики программы создали функции для группировки данных.
С их помощью можно легко искать нужные поля и столбцы, а также скрывать информацию, которая в этот момент не нужна.
Обобщить несколько групп листа можно с помощью функции «Промежуточные итоги» .
Рассмотрим детальнее принцип работы этой функции и её реализацию Excel .
Синтаксис функции
В программе Excel опция отображается в виде ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (№; ссылка 1; ссылка 2; ссылка3;…;ссылка N ) , где номер – обозначение функции, ссылка – столбец, по которому подводится итог.
Поля ссылок могут включать в себя не больше 29 ссылок и интервалов, используемых при проведении промежуточных итогов.
Номером может быть любая цифра от 1 до 11. Это число показывает программе, какую следует использовать для подсчета итогов внутри выбранного списка.
Синтаксис опции итогов указан в таблице:
Синтаксис | Действие |
|---|---|
1-СРЗНАЧ | Определение среднего арифметического двух и более значений. |
2-СЧЁТ | Расчет количества чисел, которые представлены в списке аргументов. |
3-СЧЁТЗ | Подсчёт всех непустых аргументов. |
4-МАКС | Показ максимального значения из определяемого набора чисел. |
5-МИН | Показ минимального значения из определяемого набора чисел. |
6-ПРОИЗВЕД | Перемножение указанных значений и возврат результата. |
7-СТАНД ОТКЛОН | Анализ стандартного отклонения каждой выборки. |
8-СТАД ОТКЛОН П | Анализ отклонения по общей совокупности данных. |
9-СУММ | Возвращает сумму выбранных чисел. |
10-ДИСП | Анализ выборочной дисперсии. |
11-ДИСПР | Анализ общей дисперсии. |
Для работы «Промежуточных итогов» вместе с уже применяемыми функциями, в скобках аргументов достаточно указать только номер функции, а не её буквенное обозначение.
Пример реализации промежуточных итогов
Выполнение промежуточных итогов включает в себя такие операции:
- Группировка данных;
- Создание итогов;
- Создание уровней для групп.
Группировка таблиц
Группа таблиц – это перечень Excel . Удобство этой функции заключается в том, что при переносе одной строки из списка сгруппированных элементов, на новое место будет перемещена вся группа. Аналогичным образом проводятся и расчеты с применением стандартных функций – для всех группы вместе.
Следуйте инструкции, чтобы сгруппировать строки. В нашем случае, мы связываем столбцы А, В, С:
1 С помощью мышки выделите столбцы А, В, С , как показано на рисунке ниже.
2 Теперь, сохраняя выделение, откройте на панели инструментов программы поле «Данные». Затем в правой части окна опций найдите иконку «Структура» и нажмите на неё;
3 В выпадающем списке нажмите на «Группировать» . Если вы ошиблись на этапе выделения нужных столбиков таблицы, нажмите на «Разгруппировать» и повторите операцию заново.
4 В новом окне выберите пункт «Строки» и нажмите на «ОК» ;
5 Теперь снова выделите столбцы А, В, С и проведите группировку, но уже по столбцам:
В результате выполнения действия, все выбранные ранее строки образуют новую группу элементов. Возле столбцов и строк появится панель управления группами. С её помощью вы сможете скрыть детали или же просмотреть скрытые элементы. Для этого нажимайте на знаки «-» и «+» слева от строчек или сверху от столбиков.
Создание промежуточных итогов
Опция промежуточных итогов, благодаря использованию групп и стандартных одиннадцати функции (таблица 1), позволяет быстро проводить итоги по заполненным данным таблицы.
Рассмотрим практическое использование этой функции.
К примеру, нам нужно узнать, какое количество вещей каждого размера было приобретено покупателями на сайте интернет-магазина. Наш лист в Excel является условной базой данных, которая отражает всех покупателей, тип оплаты и вещи, которые они заказали.
Результатом выполнения действия будет появление групп, которые отсортированы по каждому размеру вещи. Следуйте инструкции:
Определите, для каких данных нужно проводит итоговые вычисления. В нашем случае это столбец «Размер». Его содержимое нужно отсортировать. Сортировка проводится от большего элемента к меньшему. Выделяем столбец «Размер» ;
Найдите поле «Сортировка» и нажмите на него;
В появившемся окне выберите пункт «Сортировать в диапазоне указных значений» и нажмите на клавишу «ОК» .
- В результате, все размеры будут отображаться по убыванию. Только после этого мы можем проводить промежуточные итоги, которые затрагивают данные о размерной сетке заказанных вещей.
Теперь перейдем к реализации функции «Промежуточный итог»:
- На панели инструментов программы откройте поле «Данные» ;
- Выберите плитку «Структура» ;
- Нажмите на «Промежуточные итоги» ;
Далее откроется окно настройки и отображения промежуточных итогов. В первом поле выберите имя столбца, для которого будут подводиться итоги. В нашем случае это «Размер» . При каждом изменении в этом поле данные будут изменяться и в итогах;
В поле «Операция» выберите тип функции, которая применяется ко всем элементам выбранного в первом поле столбца. Для просчета размеров необходимо использовать подсчет количества;
В писке «Добавить итоги по» вы выбираете тот столбец, в котором будут отображаться промежуточные итоги. Выбираем пункт «Размер» ;
После настройки всех параметров еще раз перепроверьте введённые значения и нажмите на ОК .
В результате, на листе отобразится таблица в сгруппированном по размерам виде. Теперь очень легко посмотреть все заказанные вещи размера Small , Extra Large и так далее.
В этом примере мы рассматриваем небольшую таблицу, но на практике она может достигать нескольких тысяч строк, поэтому применение промежуточных итогов становится очень удобным способом быстрого отбора параметров:
Как видно из рисунка выше, все итоги выводятся между показанными группами в новой строчке.
Итог для одежды с размером Small – 5 штук, для одежды с размером Extra Large – 2 штуки. Под таблицей показывается и общее количество элементов.
Уровни групп
Просматривать группы можно еще и по уровням.
Этот способ отображения позволяет уменьшить количество визуальной информации на экране – вы увидите только нужные данные итогов – количество одежды каждого размера и общее количество.
Нажмите на первый второй или третий уровень в панели управления группами. Выберите наиболее подходящий вариант представления информации:
Первый уровень отображает только общее количество вещей, второй – количество каждого размера и итоговое число, третий – разворот всех данных листа.
Удаление итогов
Через некоторое время в таблицу будут вноситься другие данные, поэтому появится необходимость в повторной группировке информации.
Старые промежуточные итоги и тип их расчета будет неактуален, поэтому их нужно удалить.
Чтобы удалить итог, выберите вкладку «Данные» -«Структура» -«Промежуточные итоги» .
В открывшемся окне нажмите на клавишу «Убрать все» и подтвердите действие кнопкой «ОК» .
Рис.13 – удаление данных
Тематические видеоролики:
Подвести промежуточные итоги в таблице Excel можно с помощью встроенных формул и соответствующей команды в группе «Структура» на вкладке «Данные».
Важное условие применения средств – значения организованы в виде списка или базы данных, одинаковые записи находятся в одной группе. При создании сводного отчета промежуточные итоги формируются автоматически.
Вычисление промежуточных итогов в Excel
Чтобы продемонстрировать расчет промежуточных итогов в Excel возьмем небольшой пример. Предположим, у пользователя есть список с продажами определенных товаров:
Необходимо подсчитать выручку от реализации отдельных групп товаров. Если использовать фильтр, то можно получить однотипные записи по заданному критерию отбора. Но значения придется подсчитывать вручную. Поэтому воспользуемся другим инструментом Microsoft Excel – командой «Промежуточные итоги».
Чтобы функция выдала правильный результат, проверьте диапазон на соответствие следующим условиям:
- Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
- Первая строка – названия столбцов.
- В столбцах содержатся однотипные значения.
- В таблице нет пустых строк или столбцов.
Приступаем…
Если свернуть строки в подгруппах (нажать на «минусы» слева от номеров строк), то получим таблицу только из промежуточных итогов:
При каждом изменении столбца «Название» пересчитывается промежуточный итог в столбце «Продажи».
Чтобы за каждым промежуточным итогом следовал разрыв страницы, в диалоговом окне поставьте галочку «Конец страницы между группами».
Чтобы промежуточные данные отображались НАД группой, снимите условие «Итоги под данными».
Команда промежуточные итоги позволяет использовать одновременно несколько статистических функций. Мы уже назначили операцию «Сумма». Добавим средние значения продаж по каждой группе товаров.
Снова вызываем меню «Промежуточные итоги». Снимаем галочку «Заменить текущие». В поле «Операция» выбираем «Среднее».
Формула «Промежуточные итоги» в Excel: примеры
Функция «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Синтаксис: номер функции, ссылка 1; ссылка 2;… .
Номер функции – число от 1 до 11, которое указывает статистическую функцию для расчета промежуточных итогов:
- – СРЗНАЧ (среднее арифметическое);
- – СЧЕТ (количество ячеек);
- – СЧЕТЗ (количество непустых ячеек);
- – МАКС (максимальное значение в диапазоне);
- – МИН (минимальное значение);
- – ПРОИЗВЕД (произведение чисел);
- – СТАНДОТКЛОН (стандартное отклонение по выборке);
- – СТАНДОТКЛОНП (стандартное отклонение по генеральной совокупности);
- – СУММ;
- – ДИСП (дисперсия по выборке);
- – ДИСПР (дисперсия по генеральной совокупности).
Особенности «работы» функции:
- выдает результат по явным и скрытым строкам;
- исключает строки, не включенные в фильтр;
- считает только в столбцах, для строк не подходит.
Рассмотрим на примере использование функции:
- Создаем дополнительную строку для отображения промежуточных итогов. Например, «сумма отобранных значений».
- Включим фильтр. Оставим в таблице только данные по значению «Обеденная группа «Амадис»».
- В ячейку В2 введем формулу: .
Формула для среднего значения промежуточного итога диапазона (для прихожей «Ретро»):
Задача выборочного копирования в практике бухгалтерского учета встречается очень часто. Применительно к работе с итогами проблема такова. Есть база данных, в которой собраны сведения о движении товаров, денежных средств, — чего угодно. Информация в ней представлена подробно. Например, по датам, документам, по каждому товару и т. д. по этим данным мы собираемся построить аналитический отчет. Однако в нем такая детализация нам не нужна, мы хотим получить краткий и лаконичный документ. Иными словами, мы должны взять исходную базу, обработать ее, посчитать итоговые значения и затем использовать их для формирования результирующего отчета.
Инструмент для получения итогов у нас есть: в данном случае это функция « Промежуточные итоги ». В результате его применения в базе появятся специальные записи, где будут посчитаны итоговые значения по указанным полям (или колонкам). Остается решить одну проблему: как отделить эти итоги от основной базы данных, чтобы затем использовать их в дальнейшей работе.
Для решения этой задачи существуют разные способы — от организации динамических ссылок до логических функций и массивов формул. Но сегодня мы познакомимся с другим, не менее интересным приемом — воспользуемся инструментом « Выделение группы ячеек ».
Итак, есть база данных, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней представлены сведения о продажах ТМЦ за некоторый период: дата, наименование товара, цена, объем реализации (количество) и общая сумма. Наша задача — посчитать суммарные объемы продаж за каждую дату и затем скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Делаем так.
1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки в область данных.
2. Вызываем меню « Данные », в группе « Сортировка и фильтр » щелкаем на иконке « Сортировка » (рис. 2) — перед подведением итогов базу нужно отсортировать по ключевому полю. Откроется окно, изображенное на рис. 3.
3. В этом окне в списке « Сортировать по » выбираем вариант « Дата », в поле « Порядок » оставляем значение « От старых к новым ».
4. В окне « Сортировка » нажимаем « ОК ».
5. В группе « Структура » щелкаем на иконке « Промежуточный итог » (рис. 2). Откроется окно, как на рис. 4.
6. В нем из списка « При каждом изменении в: » выбираем значение « Дата ». В поле « Операция: » указываем « Сумма ». В группе параметров « Добавить итоги по: » отмечаем галочками значения « Кол. » и « Сумма ».
7. В окне « Промежуточные итоги » нажимаем « ОК ». В базе данных появятся строки с итогами, а в левом верхнем углу рабочего листа — значки с уровнями группировки.
8. Щелкаем левой кнопкой на значке второго уровня, чтобы оставить на экране только промежуточные итоги .
Результат нашей работы показан на рис. 5. На экране видны только итоговые значения. Остальные записи скрыты. И теперь наша задача скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Обычным способом сделать это не удастся. В этом нетрудно убедиться: выделяем колонки с базой данных, нажимаем « Ctrl+C », переходим на новый лист и вставляем содержимое из буфера комбинацией « Ctrl+V ». На лист вместе с итогами Excel скопирует все записи исходной базы данных, что нас в данном случае не устраивает. Конечно, можно было бы копировать каждый итог по отдельности. Но это долго и утомительно. Поэтому мы поступим иначе. Делаем так.
1. Удерживая клавишу « Ctrl », последовательно щелкаем на колонках « B », « E » и « F ». Столбцы « D » и « E » не выделяем, так как на втором уровне группировки в них нет значений.
2. Не снимая выделения, нажимаем « Ctrl+G » или клавишу « F5 ». Откроется окно « Переход », как на рис. 6.
3. В этом окне нажимам кнопку « Выделить… ». Откроется окно « Выделение группы ячеек » (рис. 6).
4. В нем включаем параметр « только видимые ячейки » и нажимаем « ОК ».
5. Не снимая выделения, нажимаем « Ctrl+С » (копируем видимые ячейки в буфер обмена).
6. Переходим на новый лист (на рис. 5 он называется « Итоги ») и нажимаем « Ctrl+ V » (вставляем данные из буфера).
Результат копирования показан на рис. 7. На новый лист попали только итоговые значения. Но это не все. Вернемся на лист к базе данных с итогами (рис. 5). Щелкаем на ячейке « А7 » — в ней посчитано суммарное количество проданного товара за « 17/01/2011 ». Смотрим на строку формул — там стоит выражение: « =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E6) ». Это функция суммирования значений за указанную дату из блока « E4:E6 ».
Переходим на лист « Итоги » и смотрим на содержимое ячейки « B3 ». В ней записано значение « 8 » и это обычное число .
Важно! При копировании фрагментов таблицы с использованием инструмента « Выделить » в результирующий документ Excel переносит только значения.
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на [email protected] , [email protected] или на форуме редакции.