Что такое скрытая копия в почте майл. Правила деловой переписки. Вы забыли про вложение

Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.

Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.

Типы получателей письма

To : (кому ) - основной получатель письма.

Cc : (копия, carbon copy ) - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.

Bcc : (скрытая копия, blind carbon copy ) - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.

Примеры использования копий

а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.

б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.

в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).

Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание:)

г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.

Как мы реализовали поддержку копий?

Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.

Базовая функциональность

1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий - «Сс» и «Bcc».

2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».

3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».

5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.

6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.

При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.

7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.

Полезные фишки

8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.

9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.

10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки , которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).

11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения» , чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.

12) Во всех типах правил появились два новых действия - «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.

Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке - частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

Этика деловой переписки по электронной почте

Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:

• При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
• Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
• Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
• При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

ПРОДОЛЖИМ?

Получение писем

1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня - он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
   • человек умер или неожиданно заболел;
   • работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
2. Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
3. Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
5. Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
6. Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

1. Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
   • «To» («Кому») - письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
   • «СС» («Копия») - получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
   • «BCC» («Скрытая копия») - поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
3. НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
4. Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА - если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
5. В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
6. Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки - это неэтично!

Поле «Тема»

1. Не оставляйте его пустым.
2. Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
3. Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
4. Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

Важность письма

1. Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь - используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
2. Не используйте напрасно «высокую» важность - «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
3. Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание писем (ответов)

1. Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение - либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
3. Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
4. Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
5. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
6. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
   • Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
   • Лаконичность - некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
   • Конкретность - из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
7. Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
9. Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенные и точные ответы.
10. Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
11. Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
12. Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
13. Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
14. Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю: To: AIST - творческая птица Subject: Re: Re: Re: Вопрос Ok! Вася
15. Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
16. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
17. Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут: > предлагаем заменить логотип на прилагающийся, > так как этот сильно пестрый на фоне не нашли логотипа в аттаче > надпись поправьте – вместо «рыба» надо писать «раба»! > иначе нас неверно поймут надпись поправили, извините > и последнее…

    «Почтовый» этикет не требует идеально оформленного текста. Это может занять слишком много времени. Главное, избегайте того, о чем мы напишем ниже – для начала этого будет достаточно.

    Отправка несрочного письма с пометкой «срочно»

    «Это как в сказке про мальчика, который постоянно кричал “волки”. Будете злоупотреблять пометкой “срочно” – люди перестанут отвечать на ваши письма. А по-настоящему важное письмо может из-за этого остаться незамеченным.

    Панибратство

    Да, тон вашего письма может отражать ваши отношения с получателем. Однако вас могут посчитать непрофессионалом, если вы позволите себе слишком неформальное отношение к переписке. Не злоупотребляйте восклицательными знаками, смайликами, цветным текстом, необычными шрифтами и излишней краткостью сообщений.

    Будьте особенно осторожны, если вам приходится работать с людьми разных возрастов, с языковым барьером или с теми, кто предпочитает более традиционную форму общения.

    

    Слишком сухой тон

    В то же время быть роботом тоже не стоит. Ничего, если в письмах вы показываете свой характер или энтузиазм - в разумных пределах.

    Ответить всем

    Рабочая электронная почта существует не для развлечения, а для коммуникации. Так что если вы отвечаете на письмо, отправленное группе людей, подумайте дважды, прежде чем нажать на «ответить всем». Для этого ваш ответ должен быть чрезвычайно важен для всех.

    

    Отправка копий без разрешения

    Делиться с другими чужой информацией, по меньшей мере, непозволительно. Неважно, отправляете ли вы клиенту копию письма вашего шефа, который отозвался о нем каким бы то ни было образом, или включаете одного сотрудника в личную переписку с другим. Мало кому может понравиться, если вы отошлёте копию письма без его на то согласия.

    Отправка скрытых копий

    Отправка скрытых копий порождает недоверие. Если вы хотите отправить кому-то письмо, и этот человек, по идее, не должен участвовать в рабочей переписке, скопируйте текст и отправьте его отдельным письмом.

    Неопределённая тема письма

    Такие темы, как «Это я», «Привет» или «К вашему сведению» (FYI) просто не привлекают внимание. Человек не поймёт, о чем идёт речь, и не захочет отвечать на письмо. Письма по работе должны быть чёткими и лаконичными. Получатель, скорее, откроет e-mail, если поймёт, чего вы от него хотите.

    

    Отправка слишком большого количества личных писем

    Можно иногда использовать шутки, трогательные истории и мотивирующие цитаты, для того чтобы приободрить кого-то. Но люди быстро устают от такого, и неважно, с какими намерениями вы их писали. Если будете посылать слишком много личных писем, их просто поставят на автоудаление.

    

    Быть грубым

    Не стоит посылать полные яда письма, ведь люди при случае вам это припомнят. Вместо этого напишите письмо и оставьте его на двое суток в «Черновиках». Потом вы можете к нему вернуться и отредактировать, убрав колкости. Так вы быстрее добьётесь желаемого. Кроме того, к вам будут относиться как к очень терпеливому и рассудительному профессионалу.

    Дурацкий адрес почты

    Если вы отправляете письмо клиенту, сотруднику или потенциальному работодателю, не используйте почту с «непрофессиональным» названием. Если в названии почты есть что-то претендующее на остроумие или содержащее сексуальный или вульгарный подтекст (что-нибудь наподобие [email protected]), вы рискуете настроить собеседника негативно к себе с самого начала. Создайте отдельную почту для чисто профессиональных нужд.

    

    Опечатки

    Тот факт, что письмо было отправлено с Айфона, не является оправданием для отправки неаккуратных писем. Если вы сделали больше одной ошибки в письме, это может считаться непрофессиональным. Если это очень важное письмо, а вы спешите куда-то, то постарайтесь хотя бы проверить его перед отправлением.

    Отправка писем ранним утром

    Большинство людей, получая письма, смотрит на время отправки. Если письмо отправлено слишком рано, то к вам могут отнестись негативно. Как минимум, вас будут считать трудоголиком без личной жизни. Хуже, если вас станут считать навязчивым. Если ночью вас разбудило вдохновение, напишите письмо, сохраните его в «Черновиках» и отправьте в рабочее время.

    

    Слишком много знаков пунктуации

    Люди иногда слишком увлекаются и ставят много восклицательных знаков. Результат может показаться кому-то незрелым или слишком эмоциональным. Не злоупотребляйте!!!

    Непрофессиональные шрифты

    У шрифта Purple Comic Sans есть своя сфера применения. В бизнесе же лучше использовать классические шрифты, цвета и размеры. Ваши письма должны легко читаться.

    Обычно используется размер шрифта 10 или 12. Лучшими для работы являются легко читаемые шрифты, вроде Arial, Calibri или Times New Roman. Цвет предпочтительнее чёрный.

    

    Слишком длинное письмо

    Большинство тратит на чтение писем секунды, а не минуты. Многие вообще просто проскальзывают по тексту глазами, так что пишите письма исходя из этого. Людям сложно читать большие абзацы – разбивайте текст на блоки меньшего размера. Основные моменты и маркированные списки читаются куда легче. Можно также выделять главное жирным или курсивом, но не надо делать это часто.

    Параметры Прослушать Оригинал Оригинал текст يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا إِن جَاءَكُمْ فَاسِقٌ بِنَبَإٍ فَتَبَيَّنُوا أَن تُصِيبُوا قَوْمًا بِجَهَالَةٍ فَتُصْبِحُوا عَلَى مَا فَعَلْتُمْ نَادِمِينَ Транслит Yā "Ayyuhā A l-Ladh ī na "Ā manū "In Jā "akum Fāsiqun Binaba"iin Fatabayyanū "An Tuşībū Qawmāan Bijahālatin Fatuşbiĥū `Alá Mā Fa`altum Nādimī na О те, которые уверовали! Если нечестивец принесет вам весть, то разузнайте, чтобы не поразить по незнанию невинных людей, а не то вы будете сожалеть о содеянном. О вы, которые уверовали! Если придет к вам (какой-нибудь) непокорный [грешный] (человек) с (какой-нибудь) вестью, то постарайтесь выяснить (истинность их слов) [удостовериться в их правдивости], (прежде чем передавать это другим) , чтобы не обвинить (невиновных) людей (в грехе или преступлении) по неведению, а то окажетесь сожалеющими (кающимися) в том, что вы сделали. О те, которые уверовали! Если нечестивец принесет вам весть, то разузнайте, чтобы не поразить по незнанию невинных людей, а не то вы будете сожалеть о содеянном. [[Вот еще одно проявление прекрасного нрава, которым отличаются здравомыслящие и рассудительные мусульмане: когда человек, позволяющий себе совершать много грехов, приносит им весть, они не предпринимают никаких мер до тех пор, пока не удостоверятся в правдивости его слов. Доверие лжецам и нечестивцам чревато пагубными последствиями и может подтолкнуть человека к совершению грехов. Если прислушиваться к словам таких людей и доверять им так же, как и правдивым, справедливым правоверным, то можно погубить жизнь и имущество многих невинных людей. Безусловно, впоследствии человек будет горько сожалеть об этом. А для того, чтобы избежать этого, мусульмане обязаны проверять все, что им говорят грешники. Если собранные сведения подтверждают сказанное грешником, то его словам можно верить и их следует принять во внимание. Если же выясняется, что он солгал, то на основании его лживого сообщения нельзя принимать никакие решения. На основании этого аята можно прийти к следующему заключению: словам правдивого человека нужно доверять, слова лжеца следует отвергать, а слова грешника - проверять. Руководствуясь этим принципом, праведные мусульманские ученые принимали хадисы, которые пересказывали правдивые хариджиты, несмотря на то, что они уклонились от дороги Посланника, да благословит его Аллах и приветствует.]] Ибн Касир

    Аллах Всевышний повелевает здесь убедиться в достоверности информации, которую приносят грешники/нечестивцы (аль-фасикъ) . Не выносить (поспешных) суждений на основе услышанного от них, дабы оно не оказалось ложным и неправильным. А также запрещает следовать по пути нечестивцев. Именно поэтому часть ученых (’уляма) не принимает преданий с неизвестными источниками, потому как они могут быть от нечестивцев.

    Многие толкователи Корана считают, что причиной ниспослания этого аята стал аль-Валид ибн ‘Укъба ибн Абу Му’айт, когда Посланник Аллаха послал его к племени аль-Мусталяк, чтобы собрать закят. Это передается множеством разных путей. Так, Имам Ахмад сообщил, что Харис ибн Абу Дарара аль-Хузаи сказал: «Когда я пришел к Посланнику Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) , он стал призывать меня к Исламу, и я принял Ислам и утвердился на нем. Затем он стал призывать меня к выплате закята, и я принял это и утвердился на этом. Я сказал: «Посланник Аллаха, позволь мне вернуться к своему (племени) и призвать их к Исламу и выплате закята. Я соберу закят всех принявших, и передам его (тебе) если к назначенному времени вы пришлете ко мне вашего человека». После чего Харис собрал закят всех принявших Ислам и стал ждать посыльного от Посланника Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) . Условный час наступил, но посыльный не пришел. Харис подумал, что, возможно, Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) гневается (за что-то) на него, и, собрав свою знать, он сказал им: «Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) назначил мне время, когда он пришлет своего посыльного для принятия закята. Посланник (Да благословит его Аллах и приветствует!) не может противоречить своим словам, я думаю, что причина удержания им посыльного в том, что он, видимо, гневается (на нас) . (Поэтому) давайте мы (сами) все пойдем к нему». (Но дело в том, что к назначенному) времени Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) уже направил (к ним) аль-Валида ибн ‘Укъбу к Харису, чтобы он взял у него собранный ими закят. Однако аль-Валид, дойдя до некоего места, (чего-то очень) испугался и, вернувшись к Посланнику Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) , сказал: «О Посланник Аллаха, Харис не дал закята и вознамерился убить меня». На что посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) разгневался и послал Харису группу людей. Только они вышли из Медины, как встретились с Харисом. Они стали кричать: «(Вот же) этот Харис!» Подойдя к ним, Харис спросил: «Куда вы направляетесь?» Они сказали: «К тебе». Он спросил: «Зачем?» Они сказали: «Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) послал к тебе за закятом аль-Валида ибн ‘Укаба, а тот сказал, что ты не передал ему закята и хотел его убить». Тогда Харис сказал им: «Клянусь Тем, кто послал Мухаммада (Да благословит его Аллах и приветствует!) с истиной, я его вообще не видел, и он ко мне вообще не приходил. И, между прочим, я пришел потому, что думал, что причина удержания посыльного в том, что Посланник Аллаха, видимо, гневается». Когда же Харис пришел к Посланнику Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) , он спросил его: « ؟ منعت الزكاة وأردت قتل رسولي » «Ты отказался платить закят и хотел убить моего посланника?» Харис ответил ему: «Клянусь Тем, кто послал тебя с истиной, я не видел его, и он ко мне не приходил вообще. И потому, что твой человек не пришел ко мне в назначенный час, я подумал, что ты гневаешься на меня, и пришел к тебе сам». И тогда были ниспосланы аяты (из суры) «Комнаты»: ﴾ يٰأَيُّهَا ٱلَّذِينَ ءَامَنوُۤاْ إِن جَآءكَُمْ فَاسِقُ بِنَبَإٍ ﴿ «О те, которые уверовали! Если нечестивец принесет вам весть», до слова: ﴾ حَكِيمٌ ﴿ «Мудрый» [Ахмад 4/279, 3/488, Табарани 878]

    Ибн Джарир, передает со слов Умм Салямы (Да будет доволен ею Аллах!) , что Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) послал человека к племени аль-Мусталяк, чтобы тот забрал у них (обязательные) пожертвования (т.е. закаят) . Племя, услышав об этом, вышло встречать посыльного от посланника Аллаха, да благословит его Аллах и приветствует. (Она продолжила) : «Но на пути ему (посыльному) повстречался дьявол (шайтан) , который сказал ему, что те хотят его убить. Тогда посыльный вернулся к Посланнику Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) и сказал ему, что племя аль-Мусталяк отказалось давать свои (обязательные) пожертвования. Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) рассердился на это и послал к племени группу людей. (В то самое же время, люди из племени аль-Мусталяк, когда) посланник Аллаха совершал полуденную молитву (зухр) сами пришли к нему (Да благословит его Аллах и приветствует!) и сказали: «Прибегаем к защите Аллаха от Его гнева и гнева Его Посланника. Ты послал к нам человека, и мы так обрадовались этому. Но когда увидели, что он свернул с пути обратно, то испугались, что Аллах и Его Посланник прогневались на нас». И они не переставали говорить это, пока не пришел Биляль (Да будет доволен им Аллах!) который стал призывать людей к послеполуденной молитве (аср) ». (Она сказала) : «Тогда и был ниспослан этот аят»: «О те, которые уверовали! Если нечестивец принесет вам весть, то разузнайте, чтобы не поразить по незнанию невинных людей, а не то вы будете сожалеть о содеянном» [ Табари 31685]

    Муджахид и Катада по этому поводу сказали: «Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) послал аль-Валида ибн ‘Укъбу к племени аль-Мусталяк собрать закят. Они (вышли встречать его с) закятом, (но он испугался и) вернулся к Посланнику Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) со словами: «Племя аль-Мусталяк собралось выступить против тебя». У Катады: «Они отвернулись от Ислама». Тогда Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) послал к ним Халида ибн аль-Валида (Да будет доволен им Аллах!) , чтобы тот удостоверился и не торопился с решением. Он прибыл к ним (тайно) ночью. Он отправил к ним своих разведчиков, которые подтвердили то, что они не отворачивались от веры, и то, что они слышали их азан (призыв на молитву) и (видели) их молитву. Вернувшись, Халид известил обо всем Посланника Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) . И был ниспослан этот аят. Катада (Да будет доволен им Аллах!) сказал: «Сказал Посланник Аллаха (Да благословит его Аллах и приветствует!) : « التثبث من الله، والعجلة من الشيطان » «Удостовериться (для полной ясности) это от Аллаха, а спешка от шайтана» [Табари 31678]

    О том, что этот аят был ниспослан о Валиде ибн Укъбе, упоминают многие из числа праведных предшественников (ас-саляф) , такие как Ибн Абу Лейл, Зейд ибн Руман, ад-Даххак, Мукатил ибн Хайян и другие. А Аллах знает лучше.

    Без деловой переписки в бизнесе никуда, независимо от того, пишете ли вы от имени компании, или от себя как частного предпринимателя. А точнее то, как вы соблюдаете её правила. Ваши потенциальные бизнес партнеры или клиенты будут во многом судить о вас и по тому, как вы умеете общаться с ними. Деловое письмо – это, можно сказать, «лицо» бизнесмена. И чтобы его не потерять, важно знать о золотых правилах общения в таком формате.

    Правила деловой переписки по email

    Так как сейчас электронной почтой пользуются гораздо чаще, чем обычной, мы решили уделить внимание тому, как правильно вести деловую переписку именно в сети. Вот вам несколько рекомендаций, соблюдение которых не даст вам ударить в грязь лицом перед собеседником.

    Имя почтового ящика

    Первое, что бросается в глаза, когда мы открываем новое сообщение – это тот адрес, с которого оно отправлено. Многие недооценивают важность этого момента, и отправляют деловые письма с личных почтовых аккаунтов. Ничего страшного в этом нет, если электронный адрес содержит только ваше имя в удобочитаемом формате. Но если там есть различные прозвища типа «kissa1988» или «pupsik-26», то отправка сообщения с такого ящика просто недопустима. Представьте, какие эмоции будут у человека, когда он получит деловое предложение от «пупсика» или «солнышка».

    Также не приветствуются в бизнес переписке почтовые адреса, которые начинаются с info@, inbox@ и тому подобное. Они просто не воспринимаются всерьез, и есть большая вероятность, что письмо даже не откроют. Самый лучший вариант – это вести деловую переписку с почтового ящика [email protected], где name – это ваши имя и фамилия, company – название компании.

    Получатели

    В электронной переписке есть возможность отправить письмо на прямого адресата и поставить других получателей в копию. Предполагается, что получатели в копии сообщения не должны на него отвечать. Они являются как бы приглашенными наблюдателями. Поэтому, заранее перед отправкой определите, от кого именно вы хотите получить ответ, и правильно расставьте адресатов. Однако, по возможности, не ставьте в прямые получатели письма нескольких человек. Может случиться такая ситуация, что вам не ответит никто из них, если каждый мысленно решит «переложить» эту обязанность на другого адресата.

    Если же вы сами оказались в копии делового письма, то, как вы уже поняли, вашего ответа отправитель не ждет. Но если возникла необходимость ответить именно вам, то вы можете это сделать, но вежливым будет извиниться в начале сообщения за то, что «вмешиваетесь».

    Оформление письма

    Официально-деловой стиль. В деловой переписке, естественно, используется официальный стиль. В нем отсутствуют прилагательные, ненужные уточнения и детали. Только конкретика, ясность и логика. После написания делового сообщения полезно прочесть его еще раз и убрать все фразы, которые не несут в себе особой смысловой нагрузки и не меняют суть изложенного. Только когда вы убедились, что все подобные слова и фразы удалены, тогда можно сказать, что это правило составления делового письма соблюдено.

    Грамотность. Говорить, что сообщение важно писать грамотно и без ошибок – это всё равно, что сказать «снеговик должен быть сделан из снега». Тем не менее, не упомянуть об этом правиле нельзя. Грамотность – это основа любой переписки. Человек, пишущий деловое письмо с орфографическими ошибками, вряд ли кем-то может быть воспринят серьезно.

    Тема письма. Её писать нужно обязательно. Старайтесь делать её короткой, но емкой, чтобы получателю при одном взгляде сразу стало ясно, о чем будет идти речь в письме. Тема не должна состоять из одного слова. «Информация», «Вопрос» и т.д. – неправильные темы делового письма. «Торговое предложение от компании X» - правильная тема. Если информация в вашем письме особо важная, то можно пометить его специальным флажком «важности», которые есть практически во всех сервисах e-mail.

    Шрифт. Текст сообщения должен быть, в первую очередь, читабельным. Поэтому используйте шрифт Arial или Times New Roman, размер подбирайте средний (например, в почте mail.ru оптимальный размер шрифта – 3). Не экспериментируйте со шрифтами или цветами. В деловой переписке это неуместно. Не используйте Caps Lock, восклицательные знаки и разные специальные символы (в том числе смайлики). Единственное, что допускается – это выделение некоторых фраз курсивом или жирным шрифтом. Но и это старайтесь использовать только при большой необходимости.

    Для удобства чтения и лучшего донесения мысли можно использовать подзаголовки по тексту письма. Но их не должно быть слишком много – не более 3-4.

    Один абзац не должен быть растянут более, чем на 4 строки. Когда мы читаем очень длинные абзацы, текст сливается, и основная мысль может быть потеряна.

    Любые перечисления и списки стоит оформлять с помощью специальных маркеров.

    Фирменный шаблон. Будет отлично, если вы разработаете фирменный шаблон электронных писем в своем корпоративном стиле. И будете отправлять все деловые сообщения только с таким шаблоном. Это позволит вам выделиться среди остальных и соблюсти положенную деловому сообщению официальность. Однако, не стоит переусердствовать с «фирменностью» - излишняя креативность только навредит. Всё-таки, речь идет о деловом общении, а не развлекательном. Не забывайте также и о том, что получатели могут читать ваши сообщения не только на компьютере, но и на мобильных устройствах. Поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разные разрешения экранов.

    В одном письме должен быть только один информационный повод. И соответственно, от получателя должно подразумеваться только одно целевое действие. Вмещать в одно сообщение сразу несколько вопросов, предложений или просьб к получателю считается некорректным.

    Оно должно разбиваться на следующие части:
    - введение;
    - основная часть;
    - заключение.

    Во введении кратко указывайте цель сообщения и причины его написания. Основная часть – это сама суть письма. В заключении нужно резюмировать вышесказанное – это могут быть выводы, просьбы, указания, предложения и так далее. Никаких «постскриптумов» в деловой переписке использовать крайне нежелательно. Избегайте также афоризмов, метафор, пословиц и так далее.

    Если вам необходимо подать в письме графическое изображение, то не вставляйте его в сам текст сообщения, а прикрепляйте отдельным файлом. Изображения могут некорректно отображаться на разных устройствах либо быть вовсе отключены в интерфейсе почтовой программы получателя. В тексте, где это необходимо, просто укажите «информация находится в прикрепленном файле». Если таких файлов несколько, но обязательно пишите их названия.

    Если вы используете аббревиатуры и сокращения слов, вы должны быть на 100% уверены, что получатель поймет, что подразумевается под ними. А вообще, лучше перестраховаться и не использовать таких вещей.

    Отсутствие эмоций. Деловые письма не должны содержать никакой эмоциональной окраски. Вообще. Даже если вы пишете жалобу и вам очень хочется показать всю полноту своего негодования, или вы наоборот сердечно благодарите партнера за успешную сделку. Сообщение должно быть сдержанным и даже в какой-то степени хладнокровным. Каждый человек ценит свою индивидуальность, но деловая переписка – не лучший способ её проявлять. Официальное письмо веселого или грустного человека, уборщика или генерального директора должно быть одинаковым.

    Использование лексики. Для связки предложений в деловой переписке используются такие устойчивые выражения:

    1. по той причине;
    3. на основании чего;
    4. в силу (чего-либо);
    5. в соответствии с;
    6. исходя из;
    7. принимая во внимание;
    8. учитывая;
    9. что послужило.

    И так далее. Также в деловых письмах допускается использование аббревиатур и сокращений, являющихся общепринятыми в отрасли, в рамках которой пишется сообщение. Если же вы сомневаетесь, поймет ли адресат специфическое сокращение, то лучше написать фразу полностью.

    Приветствие. Пожалуйста, никогда не используйте избитое клише «Доброго времени суток». Это, можно сказать, дурной тон не только деловой переписки, но и электронных писем в принципе. Оптимальное приветствие – «Здравствуйте, Имя/Имя Отчество». Кстати, хорошо обращаться к получателю сообщения по имени не только в приветствии, но и дальше по ходу текста. Если вы пишете человеку, с которым лично не знакомы, нужно обязательно указать в самом начале, откуда у вас адрес получателя.

    Размер письма. Это не художественное произведение и не ваши личные размышления «на тему». Сообщение должно быть настолько кратким, насколько это возможно, чтобы передать всю полноту информации в нем. Оптимально, если текст письма поместится в один «экран». Чтение длинных писем утомительно, к тому же многих это раздражает.

    Ответы на письма. Когда вы отвечаете на полученное сообщение, всегда нажимайте кнопку «Ответить», а не «Написать». При первом варианте в ваш ответ автоматически подтянется вся история переписки. Это правильно, потому что человек может и не вспомнить сразу, кто вы и что от него хотите, если не увидит предыстории. Особенно, если после последней переписки прошло уже более пяти дней. Можете смело цитировать своего собеседника во время ответа на его сообщение. Это даст ему возможность вспомнить, о чем вы говорили прежде.

    Всегда благодарите собеседника там, где это уместно. Например, можно написать «Владимир, спасибо за Ваше письмо» или «Ирина Алексеевна, благодарю за столь быстрый ответ». Такие нюансы покажут ваше уважение к собеседнику и смягчат настроение электронного общения.

    Если собеседник прислал вам сообщение, в котором выразил свое недовольство или даже откровенно нахамил вам, постарайтесь не отвечать ему тем же, как бы сильно этого не хотелось. Ситуации бывают разные, но всегда отвечайте вежливо и сдержанно.

    Конечно, чем быстрее вы ответите, тем лучше. Отлично, если сможете отреагировать в течение нескольких часов. Такой срок является оптимальным. Но допустим ответ и в течение нескольких дней. Психологи говорят, что комфортное для человека время ожидания ответа на электронное письмо – 48 часов, то есть, двое суток. Если ждать приходится дольше, то это уже может восприняться как неуважение или игнорирование. Если же вопрос, который затронут в сообщении, требует от вас большего времени на ответ, то обязательно напишите, что письмо вы получили, приняли в рассмотрение и ответите, как только сможете. Так отправитель, по крайней мере, не будет чувствовать себя проигнорированным.

    Заключение письма. Не стоит писать фразы, которые могут быть восприняты как попытка манипуляции: «Очень надеюсь на выгодное сотрудничество», «Заранее спасибо за ответ» и так далее. Прощаться в электронной переписке лучше фразами «С уважением», «Мои искренние пожелания» и тому подобное. Да, такие фразы шаблонны, но они как нельзя лучше подходят для делового общения. В подписи напишите своё имя, фамилию, должность и название компании. Также оставьте контакты, по которым с вами можно связаться, кроме электронной почты.

    Время отправки. Конечно, электронные письма не подразумевают, что их нужно прочесть сразу же при получении. Но в деловой этике электронной переписки считается некорректным отправлять почтовые сообщения в выходные, праздничные дни, поздно вечером или ночью. Старайтесь придерживаться стандартного рабочего времени.

    И конечно же, перед тем, как нажать кнопку «отправить» внимательно проверьте правильность написания имени получателя и его электронного адреса. Перечитайте весь текст сообщения и проверьте его на предмет опечаток или некорректных фраз.