Macros can be contained in macro objects (sometimes called standalone macros), or they can be embedded into the event properties of forms, reports, or controls. Embedded macros become part of the object or control in which they are embedded. Macro objects are visible in the Navigation Pane, under Macros ; embedded macros are not.

Each macro is made up of one or more macro actions. Depending on the context you are working in, some macro actions may not be available for use.

Macro Builder

Here are some of the main feature highlights of the Macro Builder.

Action Catalog Macro actions are organized by type and searchable.

IntelliSense When typing expressions, IntelliSense suggests possible values and lets you select the correct one.

Keyboard shortcuts Use key combinations for faster, easier macro writing.

Program flow Create more readable macros with comment lines and groups of actions.

Conditional statements Allow for more complex logic execution with support for nested If/Else/Else If.

Macro reuse The Action Catalog displays other macros you have created, letting you copy them into the one you’re working on.

Easier sharing Copy a macro, then paste it as XML into an email, newsgroup post, blog, or code sample web site.

Here"s a video that walks you through the main areas of the Macro Builder.

Create a standalone macro

This procedure creates a standalone macro object that will appear under Macros in the Navigation Pane. Standalone macros are useful when you want to reuse the macro in many places of the application. By calling the macro from other macros, you can avoid duplicating the same code in multiple places.

Create an embedded macro

This procedure creates a macro that is embedded in an event property of an object. Such a macro does not appear in the Navigation Pane, but can be called from events such as On Load or On Click .

Because the macro becomes part of the form or report object, embedded macros are recommended for automating tasks that are specific to a particular form or report.

Add actions to a macro

Actions are the individual commands that make up a macro, and each is named according to what it does, for example, FindRecord or CloseDatabase .

Step 1: Browse or search for a macro action

The first step in adding an action is finding it in the Add New Action drop-down list or in the Action Catalog.

By default, the Add New Action drop-down list and the Action Catalog only display the actions that will execute in non-trusted databases. To see all actions:

• On the Design tab, in the Show/Hide group, click Show All Actions .

If the Action Catalog is not displayed, on the Design tab, in the Show/Hide group, click Action Catalog .

To find an action, use one of the following methods:

Click the arrow in the Add New Action drop-down list, and scroll down to find the action. Program flow elements are listed first, and then the macro actions are listed alphabetically.

Browse for the action in the Action Catalog pane. The actions are grouped by category. Expand each category to view the actions. If you select an action, a short description of the action appears at the bottom of the Action Catalog.

Search for the action in the Action Catalog pane by typing in the Search box at the top of the pane. As you type, the list of actions is filtered to show all macros that contain that text. Access searches both the macro names and their descriptions for the text you enter.

Step 2: Add an action to a macro

Once you have found the macro action you want, add it to the macro by using one of these methods:

Select an action in the Add New Action list, or just begin typing the action name in the box. Access adds the action at the point where the Add New Action list was displayed.

Drag the action from the Action Catalog to the macro pane. An insertion bar appears to show you where the action will be inserted when you release the mouse button.

Double-click the action in the Action Catalog.

• If an action is selected in the macro pane, Access adds the new action just below the selected one.

  If a Group , If , Else If , Else , or Submacro block is selected in the macro pane, Access adds the new action to that block.

  If no action or block is selected in the macro pane, Access adds the new action to the end of the macro.

  • If you have already created one or more macros, they are listed under the In this Database node in the Action Catalog.

    • Dragging a standalone macro (one that is listed under Macros ) into the macro pane creates a RunMacro action that runs the macro you dragged in. You can then use the drop-down list to call submacros, if present.

      If you just want to copy the actions from a standalone macro into the current macro (instead of creating a RunMacro action), right-click it in the Action Catalog, and then click Add Copy of Macro .

      Dragging an embedded macro (one that is listed under a form or report object) into the macro pane copies the actions from that macro into the current macro.

  You can also create an action by dragging a database object from the Navigation Pane to the macro pane. If you drag a table, query, form, report, or module to the macro pane, Access adds an action that opens the table, query, form, or report. If you drag another macro into the macro pane, Access adds an action that runs the macro.

Step 3: Fill in arguments

Most macro actions require at least one argument. You can view a description of each argument by selecting the action and then moving the pointer over the arguments. For many arguments, you can select a value from a drop-down list. If the argument requires you to type in an expression, IntelliSense helps you enter the expression by suggesting possible values as you type, as shown in the following illustration:

When you see a value that you want to use, add it to your expression by double-clicking it or using the arrow keys to highlight it and then pressing the TAB or ENTER key.

For more information about creating expressions, see the article Introduction to expressions .

About using IntelliSense with properties in web databases

When you are creating an embedded UI macro on a web-compatible form, IntelliSense allows you to add any form property to an expression. However, in a web database, only a subset of form properties can be accessed by using UI macros. For example, given a control named Control1 on a form named Form1, IntelliSense will let you add !!. to an expression in a UI macro. However, if you then publish the database to Access Services, the macro containing that expression will generate an error when it is run on the server.

The following table shows the properties that you can use in UI macros in web databases:

	Properties that you can use
	Caption, Dirty, AllowAdditions, AllowDeletions, AllowEdits
	Caption, Visible, Fore Color, Back Color
	Visible, Enabled
	Caption, Visible, Enabled, Fore Color
	Enabled, Visible, Locked, Fore Color, Back Color, value
	Visible, Back Color
	Enabled, Visible, Locked, Value
	Enabled, Visible, Locked, Value
	Enabled, Visible Locked
Navigation Control	Enabled, Visible

Move an action

Actions are executed in order, from the top to the bottom of the macro. To move an action up or down in the macro, use one of the following methods:

Drag the action up or down to where you want it.

Select the action, and then press CTRL + UP ARROW or CTRL + DOWN ARROW.

Select the action, and then click the Move Up or Move Down arrow on the right side of the macro pane.

Delete an action

To delete a macro action:

Select the action, and then press the DELETE key. Alternatively, you can click the Delete (X) button on the right side of the macro pane.

• If you delete a block of actions, such as an If block or a Group block, all the actions in the block are deleted as well.

  The Move up , Move down , and Delete commands are also available on the shortcut menu that appears when you right-click a macro action.

Control program flow with If, Else If, and Else

To execute macro actions only when certain conditions are true, you use an If block. This replaces the Condition column that was used in earlier versions of Access. You can extend an If block with Else If and Else blocks, similar to other sequential programming languages like VBA.

The following illustration shows a simple If block, including Else If and Else blocks:

The If block executes if the ExpirationDate field is less than the current date.

The Else If block executes if the ExpirationDate field is equal to the current date.

The Else block executes if none of the previous blocks do.

The If block ends here.

Add an If block to a macro

Select If from the Add New Action drop-down list, or drag it from the Action Catalog pane to the macro pane.

In the box at the top of the If block, type an expression that determines when the block will be executed. The expression must be Boolean (that is, one that evaluates to either Yes or No).

Add actions to the If Add New Action drop-down list that appears within the block, or by dragging them from the Action Catalog pane to the If block.

Add Else or Else If blocks to an If block

Select the If block , and then on the lower right corner of the block, click Add Else or Add Else If .

If you are adding an Else If block, type an expression that determines when the block will be executed. The expression must be Boolean (that is, one that evaluates to either True or False).

Add actions to the Else If or Else block by selecting them from the Add New Action drop-down list that appears within the block, or by dragging them from the Action Catalog pane to the block.

• The commands to add If , Else If , and Else blocks are available on the shortcut menu that appears when you right-click a macro action.

  If blocks can be nested up to 10 levels deep.

Create submacros

Each macro can contain multiple submacros. A submacro is designed be called by name from the RunMacro or OnError macro actions.

You add a Submacro block to a macro in the same way that you a macro action, as described in the section . Once you have added a Submacro block, you can drag macro actions into it, or select actions from the Add New Action

You can also create a Submacro block by selecting one or more actions, right-clicking them, and then selecting Make Submacro Block .

Submacros must always be the last blocks in a macro; you cannot add any actions (except more submacros) below a submacro. If you run a macro that only contains submacros without specifically naming the submacro you want, only the first submacro will run.

To call a submacro (for example, in an event property, or by using the RunMacro action or OnError action), use the following syntax:

Group related actions together

You can improve the readability of a macro by grouping actions together and assigning a meaningful name to the group. For example, you could group actions that open and filter a form into a group named “Open and filter form.” This makes it easier to see which actions are related to each other. A Group block does not affect how the actions are executed, and the group cannot be called or run individually. Its primary use is for labeling a group of actions to help you understand the macro as you read it. In addition, while editing a large macro, you can collapse each group block down to a single line, reducing the amount of scrolling you have to do.

If the actions you want to group are already in the macro, use this procedure to add them to a Group block:

1. Select the actions that you want to group.

   Right-click the selected actions, and then click Make Group Block .

   In the box at the top of the Group

If the actions are not already present:

Drag the Group block from the Action Catalog to the macro pane.

In the box at the top of the Group block, type a name for the group.

Drag macro actions from the Action Catalog into the Group block, or select actions from the Add New Action list that appears within the block.

Group blocks can contain other Group blocks, and can be nested up to a maximum of 9 levels deep.

Expand and collapse macro actions or blocks

When you create a new macro, the macro builder displays macro actions with all arguments visible. Depending on the size of the macro, you might want to collapse some or all of the macro actions (and blocks of actions) while you are editing the macro. This makes it easier to get an overall view of the structure of your macro. You can expand some or all of the actions as needed to edit them.

Expand or collapse a single macro action or block

Click the plus (+ ) or minus (- ) sign to the left of the macro or block name. Alternatively, press the UP ARROW and DOWN ARROW keys to select an action or block, and then press the LEFT ARROW or RIGHT ARROW keys to collapse or expand it.

Expand or collapse all macro actions (but not blocks)

On the Design tab, in the Collapse/Expand group, click Expand Actions or Collapse Actions .

Expand or collapse all macro actions and blocks

On the Design tab, in the Collapse/Expand group, click Expand All or Collapse All .

Tip: You can “peek” inside a collapsed action by moving the pointer over the action. Access displays the action arguments in a tooltip.

Copy and paste macro actions

If you need to repeat actions that you have already added to a macro, you can copy and paste the existing actions much as you would do with paragraphs of text in a word processor. When you paste actions, they are inserted just below the currently selected action. If a block is selected, the actions are pasted inside the block.

Share a macro with others

When you copy macro actions to the clipboard, they can be pasted as Extensible Markup Language (XML) into any application that accepts text. This enables you to send a macro to a colleague via an e-mail message, or post the macro on a discussion forum, blog, or other Web site. The recipient can then copy the XML and paste it into their Access 2010 Macro Builder. The macro is recreated just as you wrote it.

Run a macro

You can run a macro by using any of the following methods:

Double-click the macro in the Navigation Pane.

Call the macro by using the RunMacro or OnError macro action.

Enter the macro name in an Event property of an object. The macro will run when that event is triggered.

Debug a macro

If you are having problems getting a macro to run, there are a couple of tools you can use to get to the source of the problem.

Add error-handling actions to a macro

We recommend adding error handling actions to each macro as you write it, and leaving them in the macro permanently. When you use this method, Access displays descriptions of errors as they occur. The error descriptions help you understand the error so that you can correct the problem more quickly.

Use the following procedure to add an error-handling submacro to a macro:

Submacro from the Add New Action drop-down list.

In the box just to the right of the word Submacro , type a name for the submacro, such as ErrorHandler .

From the Add New Action drop-down list that appears within the Submacro block, select the MessageBox macro action.

In the Message box, type the following text: =.

At the bottom of the macro, select OnError from the Add New Action drop-down list.

Set the Go to argument to Macro Name .

In the Macro Name box, type the name of your error-handling submacro (in this example, ErrorHandler ).

Drag the OnError macro action to the very top of the macro.

The following illustration shows a macro with the OnError action and a Submacro that is named ErrorHandler .



The OnError macro action is placed at the top of the macro, and calls the ErrorHandler submacro in the event of an error.

The ErrorHandler submacro only runs if it is called by the OnError action, and displays a message box that describes the error.

Use the Single Step command

Single Step is a macro debugging mode that you can use to execute a macro one action at a time. After each action is performed, a dialog box appears that displays information about the action, and any error codes that occurred as a result. However, because there is no description of the error in the Macro Single Step dialog box, we recommend using the error-handling submacro method described in the previous section.

To start Single Step mode:

Open the macro in Design view.

On the Design tab, in the Tools group, click Single Step .

Save and close the macro.

Next time you run the macro, the Macro Single Step dialog box appears. The dialog box displays the following information about each action:

Condition (for If blocks)

• Error Number (an error number of 0 means no error occurred)

As you step through the actions, click one of the three buttons in the dialog box:

To see information about the next action in the macro, press Step .

To stop any macros that are currently running, click Stop All Macros . Single Step mode will still be in effect the next time you run a macro.

To exit Single Step mode and continue running the macro, click Continue .

• If you press Step after the last action in a macro, Single Step mode will still be in effect the next time you run a macro.

  To enter Single Step mode while a macro is running, press CTRL+BREAK.

  To enter Single Step mode at a specific point in a macro, add the SingleStep macro action at that point.

  Single Step mode is not available in a Web database.

Convert a macro to VBA code

Macros provide a subset of the commands that are available in the Visual Basic for Applications (VBA) programming language. If you decide you need more functionality than macros can provide, you can easily convert a standalone macro object to VBA code, and then make use of the expanded feature set that VBA provides. Keep in mind, however, that VBA code will not run in a browser; any VBA code that you add to a Web database will only run when the database is open in Access.

Note: You cannot convert embedded macros to VBA code.

To convert a macro to VBA code:

In the Navigation Pane, right-click the macro object and then click Design view.

On the Design tab, in the Tools group, click Convert Macros to Visual Basic .

In the Convert macro dialog box, specify whether you want error handling code and comments added to the VBA module, and then click Convert .

Access confirms that the macro was converted, and opens the Visual Basic Editor. Double-click the Converted Macro in the Project pane to view and edit the module.

Создание макросов в Access 2007

Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач.

Конструктор макросов

Макросы создаются в специально предназначенном для этого окне Конструктора макросов. Для создания макроса необходимо выбрать вкладку Создать и в раскрывающейся кнопке Макрос выбрать команду Макрос . Откроется окно конструктора макросов, которое состоит из панели описаний, расположенной в верхней части окна, и панели аргументов – в нижней. Панель описаний по умолчанию содержит три столбца Макрокоманда , Аргументы и Примечание .

В поле Макрокоманда можно выбрать необходимую команду (ОткрытьТаблицу, ОткрытьЗапрос, ОткрытьОтчет, ЗапускМакроса и т.д.) нажатием кнопкой мыши. Иначе в строку Макрокоманда можно просто перетащить любой объект базы данных (таблицу, форму и т.д.).

После выбора макрокоманды на панели аргументов окна конструктора макросов могут появиться строки, предназначенные для задания значений аргументов соответствующей макрокоманды. Набор строк на этой панели зависит от конкретной макрокоманды. Заданные значения аргументов также появляются во втором столбце Аргументы панели описаний.

Столбец Примечание служит для ввода комментария, который описывает выполняемое действие.

Рассмотрим простой способ создания макрокоманды. Например, разработаем ее для открытия таблицы Группы базы данных Студент .

Вы уже открыли окно Конструктора макросов . Теперь с помощью мыши перетащите таблицу Группы из Области переходов в столбец Макрокоманда . В результате в нем появится макрокоманда Открыть таблицу, причем Access автоматически заполнит поля панели аргументов (рис.1).

В поле Режим данных задайте значение Только чтение , что позволит сделать записи этой таблицы недоступными для редактирования.

Для того чтобы ввести значение аргумента макрокоманды вы можете выбрать аргумент из списка или ввести в его поле выражение. Справа от полей некоторых аргументов расположена кнопка построителя, в окне которого вводятся различные выражения. Перед выражением нужно ставить знак равенства (=), за исключением аргумента Выражение макрокоманды ЗадатьЗначение и аргумента Число повторов макрокоманды ЗапускМакроса .

Макрос может содержать несколько макрокоманд, которые выполняются последовательно. Добавим к созданной нами макрокоманде, которая открывает таблицу Группы в режиме Только чтение, добавим макрокоманду, сообщающую пользователю о том, что таблица Товары доступна только для просмотра информации.

Последовательность выполнения:

Перейдите на следующую строку окна конструктора макросов и в столбце Макрокоманда выберите макрокоманду Сообщение .

В поле Сообщение панели аргументов введите текст «Данные доступны только для просмотра ». Аргумент Сигнал служит для определения того, будет ли вывод сообщения сопровождаться звуковым сигналом. В аргументе Тип выберите вид диалогового окна. Укажите, например, значение Предупреждающее !. В поле аргумент Заголовок , позволяющего задать текст заголовка окна сообщения, введите текст «О данных» .

Сохраните макрос под именем Открыть группы .

После запуска макроса будет отображена таблица Группы, открытая в режиме просмотра, и сообщение, представленное на рис.2.

Рассмотрим еще один пример. Допустим, вам необходимо создать макрос, открывающий форму Список .

Откройте окно конструктора макросов и из окна базы данных перенесите в него форму Список .

Аргумент Имя формы содержит список всех форм базы данных.

Аргумент Режим определяет режим, в котором форма должна быть открыта. Он может принимать значения: Форма, Конструктор, Просмотр, Таблица и др.

Аргумент Имя фильтра применяется для отбора и/или сортировки записей в форме. Это может быть запрос или фильтр, записанный в виде запроса.

Аргумент Условие отбора определяет условие для от­бора записей, отображаемых в форме. Условие представляет собой выражение.

Аргумент Режим данных определяет способ работы с данными и может принимать одно из значений: Добавление, Изменение или Только чтение.

Аргумент Режим окна определяет тип окна: Обычное, Невидимое, Значок и Окно диалога.

В поле Имя фильтра , воспользовавшись ранее созданным фильтром СР-11 , введите текст СР-11 .

В новой строке макроса выберите макрокоманду Сообщение , а на панели аргументов введите текст сообщения: Фильтр 11 группа . Задайте тип диалогового окна вывода сообщения, выбрав значение Информационное аргумента Тип .

Сохраните макрос под именем 11 группа .

В этой статье описываются макросы, доступные в базах данных Access, и рассказывается, как они могут помочь вам экономить время, автоматизируя часто выполняемые задачи. В ней рассматриваются основы создания и использования макросов, а также упоминаются улучшения макросов в Access.

Что такое макрос?

Макрос в Access - это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, добавив в форму кнопку, вы можете связать ее событие OnClick с макросом, включающим команды, которые должны выполняться при нажатии этой кнопки.

В Access можно рассматривать макросы как упрощенный язык программирования, код на котором создается в виде списка необходимых действий. Создавая макрос, вы выбираете каждое действие из раскрывающегося списка, а затем вводите для него необходимые сведения. С помощью макросов можно добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления без необходимости писать код в модуле Visual Basic для приложений (VBA). В макросах доступно подмножество команд VBA, и большинство людей считают, что создать макрос легче, чем написать код VBA.

Предположим, вы хотите создать отчет непосредственно из одной из своих форм для ввода данных. Вы можете добавить в форму кнопку, а затем создать макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием OnClick кнопки, либо внедренным непосредственно в событие OnClick . В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет. Такие макросы обычно называют макросами пользовательского интерфейса.

Понятие макросов данных впервые появилось в Access 2010. С помощью макросов данных можно автоматизировать задачи и добавлять функции непосредственно в таблицы. Макросы данных и их действия вкладываются в определенные события таблиц, например добавление новой записи в таблицу.

Создать макрос можно с помощью конструктора макросов, который показан на приведенном ниже рисунке.

Примечание: Начиная с Access 2010, интерфейс конструктора макросов был изменен, чтобы создавать и редактировать макросы Access, а также делиться ими было еще проще.

Чтобы открыть конструктор макросов пользовательского интерфейса, сделайте следующее:

На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку Макрос .

Чтобы открыть конструктор макросов данных, сделайте следующее:

Откройте любую таблицу в режиме таблицы. На вкладке Таблица в группах До событий и После событий выберите одну из команд событий, например До изменения или После вставки .

Чтобы узнать больше о конструкторе макросов и о том, как создавать и тестировать макросы пользовательского интерфейса и данных, см. связанные статьи в разделе См. также в конце этой статьи.

Функции макросов в Access

В более ранних версиях Access многие популярные функции не удавалось выполнять без написания программного кода VBA. В текущих версиях Access были добавлены новые функции и действия макросов, избавляющие от необходимости в коде. Это упрощает добавление функций в базу данных и помогает защитить ее.

Внедренные макросы Вы можете внедрять макросы в любые события, предоставляемые формой, отчетом или элементом управления. Внедренный макрос не отображается в области навигации. Он становится частью формы, отчета или элемента управления, в котором он был создан. Если создать копию формы, отчета или элемента управления, содержащего встроенные макросы, то эти макросы также будут присутствовать в копии.

Повышенная безопасность Если кнопка Показать все действия не выделена в конструкторе макросов, то для использования доступны только те действия макросов и аргументы RunCommand, для выполнения которых не требуется статус доверенной базы данных. Макрос, созданный с использованием этих действий, будет выполняться, только если база данных находится в отключенном режиме (когда выполнение VBA запрещено). Базам данных, которые содержат действия макросов, не включенные в список доверенных (или базам данных с кодом VBA), необходимо явно предоставлять статус доверенных.

Обработка ошибок и устранение неполадок Access предоставляет действия макросов, включая OnError (аналогично оператору "On Error" в VBA) и ClearMacroError , позволяющие выполнять определенные действия, если во время работы макроса возникнет ошибка. Кроме того, действие макроса SingleStep позволяет переходить в режим пошагового выполнения из любой точки макроса, чтобы поэтапно просматривать его работу.

Временные переменные Три действия макросов (SetTempVar , RemoveTempVar и RemoveAllTempVars ) позволяют создавать и использовать временные переменные в макросах. Их можно использовать в условных выражениях, чтобы управлять выполняющимися макросами, передавать данные в отчеты или формы либо из них, а также при выполнении любой другой задачи, требующей временного хранилища для значения. Эти временные переменные также доступны в VBA, поэтому с их помощью также можно передавать данные в модули VBA и из них.

Дополнительные сведения о действиях макросов

Во время работы в конструкторе макросов вы можете получить дополнительные сведения о действии или аргументе, щелкнув его и прочитав описание в поле в правом нижнем углу окна конструктора макросов. Кроме того, с каждым действием макроса связана статья справки. Чтобы узнать больше о действии, выберите его в списке действий и нажмите клавишу F1.

В Access 2010появился новый конструктор макросов, упрощающий создание сложных макросов и позволяющий сократить количество ошибок при кодировании. Для этого в конструкторе применяются раскрывающиеся списки, технология IntelliSense, повторное использование существующих макросов, перетаскивание, а также копирование и вставка через буфер обмена.

Разработчики по достоинству оценят улучшенный пользовательский интерфейс, позволяющий создавать условные блоки для формирования логической последовательности действий. Обмениваться макросами с другими пользователями можно по электронной почте, через веб-страницы, в блогах и группах новостей.

Некоторые из его преимуществ указаны ниже.

Ø Каталог макрокоманд. Макрокоманды систематизированы по типу и поддерживают возможность поиска.

Ø IntelliSense. При вводе выражений функция IntelliSense предлагает возможные варианты и позволяет выбрать нужный.

Ø Сочетания клавиш. Сочетания клавиш ускоряют и упрощают создание макросов.

Ø Программный поток. Строки комментариев и группировка команд позволяют создавать более удобочитаемые макросы.

Ø Условные выражения. Позволяют создавать более сложную логику с использованием вложенных блоков "Если", "Иначе" и "Иначе если".

Ø Повторное использование макросов. В каталоге макрокоманд доступны макросы, которые были созданы ранее и которые можно копировать в текущие макросы.

Ø Упрощённый совместный доступ. Теперь можно скопировать макрос, а затем вставить его в виде XML-кода в сообщение электронной почты, сообщение в группе новостей, блог или на веб-сайт с примерами программного кода.

Если вам приходилось создавать макросы в предыдущих версиях Microsoft Access, вы наверняка помните конструктор макросов, состоящий из трёх столбцов (см. Рис. 3). Условные операторы добавлялись в столбец Условие, макрокоманды - в столбец Макрокоманда, а указанные параметры - в столбец Аргументы.

Рис. 3. Устаревшая версия конструктора макросов

Новый конструктор макросов для Access 2010больше похож на текстовый редактор. Трёх столбцов больше нет. Вместо них макрокоманды и условные операторы отображаются в раскрывающихся списках в привычном для программистов формате. Аргументы отображаются во встроенном диалоговом окне.

Приступим к созданию простого макроса действия в среде конструктора макросов Access 2010.

Конструктор предоставляет несколько способов добавить действие в макрос. Самый простой – воспользоваться выпадающим списком (см. Рис. 5, стр. 17).

Рис. 4. Внешний вид конструктора макросов

Рис. 5. Выпадающий список конструктора макросов

Рис. 6. Построитель макросов: а) вкладка Конструктор, б) список команд, в) каталог команд

При работе с макросом появляется вкладка «Конструктор» (см. Рис. 6а). Для добавления команды в макросдостаточно выбрать её из списка (см. Рис. 6б) или дважды щёлкнуть её в каталоге команд (см. Рис. 6в). При добавлении команды в построителе макросов появляются дополнительные параметры. Например, при добавлении команды If (если) становятся доступны параметры, позволяющие создавать сложные вложенные условия.

В Access 2010включено 86 встроенных макросов. Многие из них содержат дополнительные аргументы для придания им большей гибкости и функциональности. Например, макросОткрытьФорму предлагает список всех внешних форм из базы данных, также целый ряд дополнительных аргументов (см. Рис. 7, стр. 19). К примеру, изменяя аргумент Режим, можно открывать выбранную форму не только в режиме формы, но и в режимах конструктор, макет и в других.

Как отмечалось выше (стр. 17, Рис. 5), для добавления действий используется выпадающий список, который также можно использовать для добавления блоков (Если … Иначе ).

Рис. 7. Макрос ОткрытьФорму

В конструкторе макросов предыдущих версий Microsoft Access в столбце Условие (см. Рис. 3, стр. 16) можно было создавать простые условные операторы. В конструкторе макросов Access 2010можно создавать более универсальные операторы ЕСЛИ (If) путём добавления операторов Иначе Если (ElseIf) и ИНАЧЕ (Else). Чтобы добавить эти операторы, выберите блок ЕСЛИ и щёлкните в правом нижнем углу блока кода текст ИНАЧЕ Если или ИНАЧЕ . Например, если щёлкнуть текст ИНАЧЕ Если , откроется диалоговое окно ИНАЧЕ Если . По мере ввода кода в поле условия в приложении Microsoft Access с помощью технологии IntelliSenseбудут отображаться идентификаторы, функции и другие элементы базы данных.

Содержатся данные, с которыми совершают арифметические и логические действия. Кроме этого, при работе пользователя с БД выполняются операции при наступлении определенных событий, например, нажатии кнопки или изменении значения в поле формы. Каким образом выполняются эти операции, рассмотрим в статье.

Понятие макроса

БД Access состоят из объектов хранения и обработки значений в таблицах. Одни из таких объектов - макросы Access - программные единицы, использующиеся для внесения изменений в данных базы или пользовательском интерфейсе.

Существует два вида макросов: событий и данных. Первый вид отвечает за действия в пользовательском интерфейсе. Он привязан к элементам форм и самим формам. К такому виду относятся выполнение операций при нажатии на кнопку, приобретение или потеря фокуса, открытие-закрытие формы и т. д.

По этим событиям система совершает сохранение записи или значение поля, применение фильтра, экспорт данных и т. п. Благодаря новому конструктору, создание макросов в Access стало несложной процедурой, доступной начинающим разработчикам. Этот конструктор обладает достоинствами, которых были лишены его предшественники:

• система предлагает каталог микрокоманд с предустановленными действиями и интуитивно понятными наименованиями, из которых выбирается необходимое;
• макрос используется не один раз, а копируется из ранее созданного;
• в командах используются условия;
• горячие сочетания клавиш для упрощения и ускорения работы;
• добавление комментариев, которые впоследствии помогут понять работу программы;
• группы команд, выполняющиеся одна за другой.

Макрокоманды

Для добавления макросов Access в меню «Создание» выбираем пункт «Макрос». Система открывает окно нового макроса со списком доступных для добавления команд справа. Кроме списка макрокоманд, здесь вы найдете макросы, уже доступные в этой БД, и функции управления создания процедуры для выполнения.

Макрокоманды содержатся в папках по категориям выполняемых ими действий. Наименования папок отображают область, к которой относятся операции. Это интерфейсные операции, задачи по передаче данных из БД или в нее, управление объектами базы, окнами программы и элементами объектов.

Чтобы добавить команду в макрос, ее находят в каталоге и дважды кликают по наименованию. Можно просто выбрать нужную операцию в выпадающем списке макроса или перетащить ее из каталога в поле макроса.

Конструктор макросов

Действия по разработке макросов Access выполняют в конструкторе. Команда выбирается из списка и добавляется в окно макроса. Здесь операция раскрывается и запрашивает ввод параметров.

Часть этих параметров выбирают из раскрывающихся списков, например, если операция выполняется над объектом, у команды присутствует аргумент для указания этого объекта, и поле для ввода этого аргумента представляет собой выпадающий список с доступными объектами текущей базы. В некоторые поля разработчик вводит параметр самостоятельно, например, указывает наименование фильтра для операции открытия формы.

В новом конструкторе добавлена еще одна функция. Она носит название IntelliSense и помогает во вводе выражений в макросах в базе данных Access. Когда пользователь вводит значение аргумента, функция подсказывает ему возможные варианты, из которых выбирается необходимый.

Конструктор позволяет добавлять микрокоманды, менять их местами и удалять, если это необходимо. Для изменения порядка выполнения команд в верхнем правом углу команды размещаются кнопки с зелеными стрелками. В первой по порядку операции стрелка указывает только вниз, в последней - только вверх, для команд в середине списка доступно перемещение и вниз, и вверх. Нажатие крестика удаляет команду из макроса.

Макросы на форму Access добавляют сразу на элемент управления. При создании элемента автоматически открывается мастер, определяющий действия, которые выполняет макрос в ответ на событие со стороны этого элемента. Яркий пример - действия при нажатии на кнопку формы.

В мастере выбираем категорию «Разное» - «Выполнить макрос» и выбираем заранее созданный объект из списка предложенных. Таким образом, программа привязывается к элементу формы и реагирует на событие со стороны этого элемента.

К уже добавленному на форму элементу управления макрос привязывается в окне свойств. На вкладке «События» обозначен список событий, для которых возможно назначить выполнение последовательности команд. Для нужного пункта выбираем из выпадающего списка макрос, который для выполнения.

Процедура запускается в ответ на изменение фокуса, обновление формы, нажатие клавиш и кнопок, движение указателя мыши и т. д. Список событий зависит от элемента управления.

Макросы данных

В версии Access 2010 и выше стали доступны макросы данных. Они вызываются изменениями, происходящими в элементах какого-либо объекта, или независимы и вызываются по наименованию. Благодаря этому типу макросов Access приобретает возможности «продвинутых» СУБД (система управления базами данных).

Теперь возможна фиксация истории изменений строки таблицы, проверка параметров добавляемой записи перед ее вставкой - таким образом в СУБД, например, MS SQL Server работают триггеры. При редактировании отдельных полей система может формировать и отправлять уведомления на электронную почту пользователей.

Эти программные единицы добавляются в режиме таблицы. На вкладке «Работа с таблицами» - «Таблица» выбирается, когда будет срабатывать макрос: до или после изменения/удаления, после вставки. Здесь же можно добавить именованный макрос, вызываемый по наименованию. Список макрокоманд здесь содержит операции, которые выполняются с данными - ошибками в значениях, полями, записями таблиц.

Условия

Часто необходимо, чтобы макрос работал не каждый раз, а только в том случае, когда соблюдается какое-либо условие. Для задания этого условия в макрос Access добавляется макрокоманда «Если» из каталога. Здесь прописывается условие, при котором будет выполняться следующая операция. При необходимости добавляется также команда «Иначе» или целый дополнительный блок «Иначе если».

В приведенном примере мы закрываем форму «Абитуриенты», если поле «Фамилия» пустое. Если же это не так, мы сохраняем запись и только после этого закрываем форму.

Благодаря новому конструктору макросов в Access, начиная с версии 2010, разработчик может гибко настроить систему и обеспечить большую безопасность данных в таблицах. Желаем вам удачи в освоении новых возможностей MS Access.