Слово "приоритет" происходит от латинского "prior", что означает "первый" или "старшей". Приоритетными мы называем дела, которые важнее остальных. Для продавщицы из нашего примера, самое главное дело - обслуживание покупателей. Для бухгалтера основные обязанности важнее, чем выбор бумаги. Строителю же нужно в первую очередь обеспечивать бригаду раствором, а не заниматься ерундой.
Наши дела имеют разный приоритет. Одни очень важные и значит их нужно выполнять в первую очередь, другие - вторичны, третьи почти не важны. А некоторые лучше не делать совсем, поскольку от них вреда больше, чем пользы.
Есть люди, которые хронически не отличают важное от неважного. Их можно условно разделить на три группы:
Людей с низким интеллектом в нашем обществе не так уж мало и главный их признак - неумение расставлять приоритеты. И чем ниже умственные способности, тем труднее человеку отличить важное от неважного.
Впрочем, такие люди не виноваты в своем несчастье. И если они попались вам, скажем, в качестве подчиненных, то достаточно им время от времени терпеливо объяснять, "что такое хорошо и что такое плохо".
2. Бюрократы
Таки люди настолько благоговеют перед документами и писаными правилами, что напрочь забывают о человеке. Они неделями гоняют вас за неведомыми бумажками, которые устарели еще при Брежневе, и лишь по недоразумению не вышли из бюрократического оборота.
Воздействовать на них сложно. Впрочем, они тоже люди и если они вошли в ваше положение, то дела решаются куда быстрее. Также у них есть свои страхи и самый главный из них - страх перед ответственностью.
Лентяй способен часами заниматься пустяками, лишь бы не приступать к важному, а потому и неприятному делу. Если он собрался писать отчет, то подолгу выбирает шрифт в текстовом редакторе, или наводит порядок в ящиках стола. И если первых две группы не понимают, что занимаются ерундой, то лентяи в глубине души все отлично осознают и сами себя за это презирают.
Объяснять им что важно, а что нет - не нужно, они сами это знают. Обращайтесь с ними, как с обычными лентяями - обещайте награду, взывайте к совести и угрожайте карами.
Если вдруг у вас самих на работе возникли трудности с расстановкой приоритетов, помните, что критерий важности - это ваше Дело. И если оно - обслуживать покупателей, то поставить товар на место - занятие второстепенное.
В повседневной жизни критерием важности выступает целесообразность. Если вы преследуете какую-то цель, то подумайте: насколько это занятие способствует ее достижению?
Например, если ваша цель - написать картину маслом, то процесс творчества будет более приоритетным, чем общение в социальных сетях. А если же это общение мешает основному занятию, то оно считается вредным.
Если у вас несколько целей, то расставьте их в порядке важности, и уже после этого решите, чем и когда вы займетесь.
Надеемся, что для вас не составит труда отличить важное дело от неважного. Остается пожелать, чтобы люди, с которыми вы встречаетесь в повседневной жизни, тоже владели этим "искусством".
В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.
- Важные и срочные (необходимые дела).
- Важные, но несрочные (сбалансированность).
- Срочные, но неважные (иллюзорность).
- Неважные и не срочные (расточительство).
Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.
Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.
1. Дела важные и срочные.
Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.
Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино, художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.
Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?
Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.
Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам . Они являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.
2. Дела важные, но несрочные.
Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.
3. Дела срочные, но неважные.
Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора, считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.
Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.
4. Дела неважные и несрочные.
Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.
Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон, под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.
РЕЗЮМЕ.
Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.
Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.
Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.
В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.
Прочитано: 10 722
Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.
Важно и срочное: термины и уточнения
Важность и Срочность.
Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.
Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.
К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.
Как это исправить?
Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.
Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?
Собственно, ничем.
Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.
Два великих человека. Два названия. Один метод.
Квадранты Кови: матрица структуры дел
Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:
- важное/срочное;
- важное/несрочное;
- неважное/срочное;
- неважное/несрочное.
Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.
Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?
Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра
Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:
- Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
- Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
- Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
- Квадрат D – прокрастинация.
То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.
Что делать с этими знаниями?
Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.
Использовать можно:
- С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
- D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.
Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.
Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.
Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.
«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр
Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.
Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».
Таким образом, выделяют четыре группы дел:
- Важные и срочные дела;
- Важные и несрочные дела;
- Неважные и срочные дела;
- Неважные и несрочные дела.
В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».
К первой группе (Важные и срочные) относятся дела , при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».
Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.
Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.
Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.
Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.
Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.
Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.
«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.
С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.
Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела , которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».
Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).
Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.
Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».
- Стремитесь уменьшить до 1-2 количество проектов из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно; Большее их количество ваше рабочее время вместить, пожалуй, неспособно.
- Стремитесь к тому, чтобы все задачи , имеющие стратегическое значение находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно. В том случае, если вы реализуете проект со статусом «важно и не срочно», но не можете справиться самостоятельно – привлекайте исключительно тех, кто компетентен в данном вопросе. Также резервируйте время для контроля и исправления возможных ошибок!
- Дела «неважные, но срочные» — передавайте своим помощникам или, если есть возможность, отдавайте тем, кто специализируется на подобных вопросах.
- «Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в ваше рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, стремитесь уклоняться от совещаний, которые ничего не несут и т.п.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.
Сегодня вы узнаете:
- Что такое матрица Эйзенхауэра;
- Как можно применять матрицу в повседневной жизни (с примерами);
- Какие приемы помогут сэкономить время.
«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».
В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.
Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.
Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.
Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.
Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.
Характеристика квадрантов
Квадрант А: важные и срочные
В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.
Эти дела соответствуют следующим утверждениям:
- Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.
Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.
- Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.
Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.
Квадрант В: важные и несрочные
У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.
Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.
В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.
Для них действует единый критерий:
- Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное.
Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.
Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.
Квадрант С: Неважные и срочные
Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.
В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.
Дела этого квадранта имеют такие характеристики:
- Быстрое выполнение этой задачи поможет .
Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.
- Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.
Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.
Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.
Квадрант D: Неважные и несрочные
Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.
Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.
Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.
Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.
Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.
Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.
Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.
- Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
- На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
- Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы. Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?
- В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
- Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
- В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
- Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.
Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):
- Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
- Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
- Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
- Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
- Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
- Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
- Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
- Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
- Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
- Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
- Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
- Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
- Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
- Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).
| СРОЧНО |
НЕ СРОЧНО |
|
| ВАЖНО |
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице |
Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)
Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским |
| НЕ ВАЖНО | Заехать в банк, внести платеж за ипотеку
Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге |
Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте |
Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.
При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).
В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.
Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.
С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.
С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.
Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.
Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.
Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.
Итак, подведем итог.
Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:
- Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
- Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
- Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
- Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.
- У вас всегда имеется четкий список дел на день;
- Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
- Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
- Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
- Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
- В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.
Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.
Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.
Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.
Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.
- Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
- Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
- Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности . Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и .
- Не перегружайте себя . Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.
Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?
- Не «мусольте» проекты и дела . Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
- Не стремитесь отлично разбираться во всем . На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.